Dag 3 Gartner Congres 2008

Vandaag een paar foto's om toch een impressie van Cannes te geven. Zon en regen hebben zich beiden doen gelden.




Publicatie van een sessie vandaag. Het betreft de negen stappen om naar een Shared Services Center toe te werken.
De moeite waard! Engels en nederlands strijden wel om publicatie, maar dat houdt de hersens scherp :-)

Shares Services
donderdag 6 november 2008

Drie generaties m.b.t. soorten SSC's

1st generation
Samen payrol etc

2st generation
ERP processen delen etc

3st generation
Excellence centers, diensten

Shared Services Center meer dan centraliseren!!
• Goed gedocumenteerd
• Centraal management
• Volwassen processen, doordacht en getoetst
• Standaards, in assets en processen, procedures
• Goed financial management
• Service management, sales en services gedeeld
• Sourcing model
Bij het missen van een van deze voorwaarden geen succes!


Types of business value
• Efficiency binnen een jaar 25% reductie in kosten menskracht
• Harmonisatie binnen een jaar allen hetzelfde te delen proces kennen
• Customer focus binnen een half jaar 50% besparing op sales en administratie
• Kwaliteit van de services 10% afnamen van klachten

SSC model
1. Waarde vraag : Waarom?
2. Ontwerp vragen:
a. Which?
b. How many
c. Who?
d. How much?
3. Uitvoeringsvragen:
a. Who decides?
b. How to change?
c. When to step up?
d. How to lead?
Aanpak:

Build the right services in the right order

1. Pilot services
2. Opportunity for 1st phase services
3. Potential for 2st en 3th phase services

Kies het goede operational model

4. Hoeveel centers (meer financieel voordeel)
5. Fysiek of virtueel (minder bedreigend)
6. Verplicht of optioneel?

Overwegingen:
Benefits
Control
Timing
Alignment
Flexibility
Scalability

Hoe gedragen krijgen en minimale weerstand:
• No changeback
• Allocation only
• Rcovering using high-level metrics (revenues)
• Recovering using asage metrics (seats)
• Partial chargeback
• Affortable adjustments
• Two sets of accounts
• Tiered services and rate (gold, silver etc)
• Innovation/refresh margin
• Sell services externally
• Penalize poor forecasting

Ontwerp een begrijpelijk en bestuurbare governance structuur
• Secure senior sponsorship
• Create outward-facing governance
• Broad input, tight decision making
• Bolster relation ship management

Betrokkenheid en bereidheid tot verandering
Betrek de organisatie,
Acknowledge => ally => engage => observe=> relinquis

Get ready to advance
Start met een uitdagende visie en draag het uit
Motiveer zowel de gebruikers als de seniors
Let op de signalen voordat je de volgende stap zet

CIO en execs moeten meer commercieel gaan denken
Of in ieder geval veel steunen op de mensen die dat wel doen!

Gevaren/valkuilen:
• Weak sponsorship
• Poor customer relatinships
• Uncompetetive shared services cost
• Decreasing revelance of services as business strategy evolves
• Shared services staff keep them motivated

Dag 2 Gartner congres 2008

De eerste lezing vandaag over CIO's en politieke agenda's gaf een verhelderend beeld over de valkuilen en strategieën die gelden voor IT ers om om te gaan met de interne politiek. Een citaat van John P. Roche :
In politics, a straight line is the shortest distance to disaster geeft de spanning goed weer tussen datgeen wat een CIO wil bereiken en hoe dat meestal aan de business zijde wordt ervaren. CIO's zijn goed in lange termijn processen terwijl de businessorganisatie juist flexibel en inspelend op de markt wil zijn. Voor beide zaken is vanuit organisatieoogpunt natuurlijk veel te zeggen.

Processen voor de lange termijn zijn:
- duurzaam en betrouwbaar
- vaak voortkomend uit best practices
- doorleefd en stabiel voor een buss & IT omgeving

maar ook:
- een belemmering voor het waarderen van informele kanalen
- vaak niet in lijn met groeps en individuele politieke agenda's
- slechts een antwoord op een vraag die meerdere antwoorden kent
- vertragend in veranderingsprocessen

Er worden 4 zgn political landmines onderkend als het gaat om de spanning tussen IT en business.

1 Resources
Schaarste hiervan is een gevaar.
Voorkomen dat deze landmijn afgaat kan door:
goede planning, segmenteren van het werk en voeren van een goede governance strategie

2 Control
Geïntegreerde applicatieomgevingen (ERP), Reorganisaties en IT - en architectuurstandaards geven vaak een bedreigend gevoel binnen de business organisatie.
aanpak: ga voor zichtbar resultaten, zorg voor mandaat bij implementatie, werk in kleine stappen i.p.v. "big bang" aanpak en draag zorg voor strategic alliances.

3 Status
IT projecten die impact hebben op de senior board en op gebruikers , met name in conflict kunnen zijn met hun prioriteiten.
aanpak: houd rekening met taken en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen
wees duidelijk en helder, bespreek "problemen" eerst met de meerdere voordat ze in het openbaar wordt gesproken en overweeg ook of discussies een op een of openbaar moeten worden gedaan.

4 Believe
Veranderen of implementeren van systemen m.b.t. enterprise data (bedr. gegevens) of het implementeren vn reports/systemen dat verschillende interpretaties kan opleveren levert mogelijke spanningen op.
aanpak: zorg dat het vooreel van de implementatie wordt gezien, dat er sponsorship bij de business is en stem vooraf goed af met de betrokkenen.

Sessie over Info beveiliging op woensdag 5 november 2008

How have we done since 2007

The good
Increased use of encryption in limited areas
Uograde of desktop, network, web security 'platforms"

The bad
No storage of data loss incidents
No progres in replacing reusable passwords

The ugly
The bus is changing beneath us
The threat is reaching to the changes faster than we are

Financially motivated attacks

van lage frequency en lage impact naar hoog
• Experimentation
• Vandalism
• Reactivism
• Cybercrime
• Information warfare

Sessie over Realities of SaaS

Ook over Saas is het nodige gezegd. De presentatie komt later.

Dag 1 Gartner congres

Zoals hieronder te lezen een aantal interessante en waardevolle sessies bijgewoond. Ook met het Gartner Exec team NL een haf uur consult gehad over governance en regievoering binnen PWN. Goede input voor onze sessie hierover met het MT die we eind november hebben gepland. Na de sessie een voorbereidend gesprek gevoerd hierover.

Het weer is vandaag niet best. Regen en harde wind. Van de mondaine plaats Cannes is niet veel meer te zien dan een grijze waas met hier en daar een fel wit jacht tegen een prachtige achtergrond. 's Avonds echt veel water. Geschuild in een Grand cafe (geen straf) en daarna met elkaar gedineerd in een Italiaans restaurant.




Dag 1 Gartner congres

Openingssessie



Focus op huidige situatie wereldmarkt. IT spendings groeiend, maar wel minder snel. Angst is verlammend, leren omgaan met deze angst en zoeken naar nieuwe mogelijkheden is de boodschap. Zoeken naar nieuwe kansen en vooruit blijven kijken is de wijze waarmee de business geholpen wordt. Technologie is in de business niet leiden maar wel onvoorwaardelijk noodzakelijk. De gebruiker is veelal de IT verantwoordelijken ver vooruit waar het gaat om werken met nieuwe zaken zoals Skype, ASP oplossingen en mobiel geïntegreerde oplossingen. Luisteren naar deze gebruikers en integreren/accepteren van deze nieuwe zaken zal de komende jaren een must zijn. Daarbij de continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid natuurlijk niet vergetend.

Sessie “Delivering the difference, the 2009 CIO agenda”
Twee mogelijke scenario’s werden geschetst voor het komende jaar.

Niets doen (de adem inhouden en afwachten)
Kenmerkend voor dit scenario zijn:
Financiële controle, kostenbesparend, marktconsolidatie en druk op de medewerkers. Niet uitdagend, zwaar voor de afdeling en niet waardevol voor de onderneming (no earned value)

De leiders dagen de organisatie uit om nieuwe mogelijkheden te ontdekken en uit te buiten waarme de organisatie geholpen wordt.
Kenmerkend:
Visie en een goede informatievoorziening zijn noodzakelijk, de medewerkers zijn betrokken, de infrastructuur is kosteneffectief (standaardisatie, virtualisatie, consolidatie zijn kernwoorden), zelf financierend.

Het jaar 2009 zal gefocused zijn op:

• Cash
• Customer
• Cost
• Capacity
• Capability
• Control

Te vertalen in financiën, informatiemanagement, virtualisatie van IT zaken en beheersbaarheid.

Een aantal tips:
Bepaal welke informatiesystemen/applicaties obsolete zijn en stop ermee.
Laat oude regels los als ze niets toevoegen
Check procedures die meer dan 5 jaar oud zijn en vervang ze/stop ermee.

Sessie Program & portfolio management

Enterprise change management is extra component aan de business zijde.

Portfoliomanagement. Hoe en waaraan geven we geld uit concern breed.
Dat is IT Governance, business- en projectportfolio.

Volwassenheid organisatie en IT:
Project support level1, projectmanagement level2 program mngt level 3 portfolio mngt level 4

Blijf tijdens projecten de buss. case checken. `Meet toegevoegde waarde bij negatieve zaak stop en begin opnieuw of heroverweeg.

Start met projectmanagement en groei naar portfoliomanagement kleine stappen niet forceren.
Zorg dat vraag en aanbod op elkaar zijn afgestemd. Als dat niet lukt geen case of keuzes maken/prioriteren.
Wanneer is een project succesvol? Waarde voor de business kant. Maak het meetbaar.

Laat anderen dan de projectmanagement organisatie actie ondernemen om het succes te checken. Toetsen realiseren en behalen van de gestelde doelen. Dit waarborgt betrokkenheid tussen projectorganisatie en business.

Dag 0 Indrukken Gartner congres 2008

Vandaag een voorspoedige reis naar Cannes gemaakt met een forse PWN delegatie. Isabella, Antoine, Ronald,William, Raymond en ikzelf. Na een rustige vlucht over een voornamelijk bewolkt Frankrijk geland met een prachtig zonnige baai van Nice en Cannes in zicht. Ingechecked bij het Gartner bolwerk en onze intrek genomen in het hotel.

Vanavond in het centrum van Cannes wat gedronken en uitstekend gegeten met o.a. fruit de Mer en heerlijke geitenkaas.


Oesters slurpen hoort er ook bij. Je moet ze leren eten!

In de loop van de avond gingen de hemelsluizen regelmatig open. Zonder jas en paraplu wordt het dan lastig terugwandelen naar het hotel. Gelukkig beschikt William over prima onderhandelingsvaardigheden waardoor 4 paraplu's konden worden aangeschaft voor een prijs van 5 euro per plu. Morgen start het wijzer worden op het congres.